법인 또는 개인사업체를 운영하면서 절세를 하기 위해 첫 번째로 고려할 사항은 지출경비를 최대한 장부에 반영하는 것이다. 하지만 사업체에서 지출된 금액이라고 해서 모두 장부에 반영시킬 수 있는 것은 아니고, 사업상 연관성이 있는 지출액에 대해서만 비용으로 반영시킬 수 있다. 특히 거래처와 함께 지출되는 접대비, 회사 임직원을 위해 지출되는 여비교통비 등의 출장비는 사업상 연관성을 입증하기에 애매한 지출액이다. 과세관청에서는 사실관계에 따라 개인적인 지출액으로 판단하는 경우가 많기 때문이다. 아울러 사업상 연관성을 입증하기 위해 모든 금액에 대해 지출결의서 및 영수증을 구비해둬야 하는 것도 실무상 애로사항이 있다.
일반적으로 직원이 출장을 다녀오면 그 직원이 출장에 해당하는 기간 동안 사용한 비용에 대해 지출증빙을 제출 받아서 실비로 정산해 오고 있다. 출장업무가 매우 빈번한 업종의 경우에는 직원들에게 지출증빙을 제출 받아 실비로 정산하는 일이 상당히 번거롭다. 그래서 대표자 입장에서는 국내출장과 관련해 교통비·식대 등의 여비교통비를 직원이 제출하는 증빙에 따라 실비로 정산하는 것이 아니라 회사의 내규에 의해 정해진 금액을 정액으로 지급해도 괜찮을지에 대한 고민을 한다.
과거에는 증빙이 없어도 사업상 비용으로 인정했다. 과거 국세청에서는 법인이 업무와 관련해 출장을 다녀온 직원에게 회사에서 정한 일정한 지급규정에 따라 지급하는 실비변상 정도의 여비교통비는 사용내역별로 구체적인 증빙이 없는 경우에도 법인의 손금으로 인정해 줬다. 해당 예규(법인46012-3283, 1994.12.02.)로 인해 많은 회사가 지출증빙 없이 사내규정만으로 출장비를 정액으로 지급해왔으나, 이를 악용해 지출증빙 없이 허위로 출장가공경비를 계상해 이익을 축소하거나 비자금을 조성하는 사례가 빈번하게 발생하게 되면서 국세청은 몇 년 뒤 다른 예규(법인46012-23,2000.01.06.)를 발표했다.
해당 예규에서는 ‘법인이 업무와 관련해 출장을 다녀온 직원에게 지급한 교통비·숙박비·식대 등이 당해 법인의 여비지급규정 및 객관적인 거래증빙에 의해 법인에게 귀속시키는 것이 정당함이 입증되는 경우에는 소득금액 계산상 손금에 산입하는 것이나, 이 경우 당해 직원이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래 건당 3만원 이상의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대해 적격증빙을 수취하지 않는 경우 증빙서류미수취가산세가 적용되는 것’이라고 했다. 또한 국세청은 “회사 규정에 맞게 지급한 출장비의 경우 증빙을 갖추지 않아도 손비로 인정되는지”를 질의한 데 대해 “법인이 임직원에게 여비를 지급하고 객관적으로 경비를 지출했음을 확인할 수 있는 증빙을 지출건별로 수취 및 보관해야 한다”고 밝힌 바 있다. 즉, 객관적인 증빙에 의해 출장업무와 관련한 지출이 있었다는 것이 입증되는 경우에, 회사에서 정한 지급규정에 의한 정액으로 지급하는 것이 인정된다는 것이다.
회사에서 지급규정에 의한 정액으로 지급된 출장비가 손금으로 인정받기 위해서는 출장을 다녀온 직원으로부터 교통비·숙박비·식대 등의 구체적인 증빙을 받아두는 것이 좋다. 출장 당시 실제 출장 이외 목적에 사용된 것이 확인돼 손금을 부인당한 사례가 많기 때문이다. 또한, 국세청에서도 “증빙을 수취할 수 없는 경우 실비변상 정도의 지급액은 사규에 정해진 지급기준과 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위 내에서 손금에 산입할 수 있다”고 설명하고 있다. 따라서 정액으로 지급되는 금액이 실비변상의 성격이라고 보기에 너무 고액의 금액이면 손금으로 인정되지 않을 수 있으니, 회사에서 지급규정을 정할 때 금액이 너무 크지 않도록 주의해야 한다.
업무관련성 근거가 필요한 지출내역으로는 접대비 지출금액을 빼놓을 수 없다. 법인카드로 지출되는 접대비는 카드사 및 국세청에서 전산기록으로 관리되어 비교적 쉽게 관리가 되지만, 상품권을 매입해 접대비로 활용하는 경우에는 비용처리 판단이 모호할 수 있다. 상품권은 유가증권에 해당하고 재화가 아니기 때문에 구입시 세금계산서, 계산서, 현금영수증 발행이 되지 않으므로 접대용으로 사용할 경우 신용카드로 구입한 경우만 인정된다.
또한 정규증빙불비 가산세에도 해당되지 않는다. 만약 종업원 복리후생비로서 구입한 경우는 근로소득으로, 외부인에게 사례금 등의 명목으로 지급 시 접대비 등으로서 기타소득에 해당된다. 도서상품권·문화상품권 등도 상품권과 마찬가지로 고객에게 지급 시는 업무추진비로, 종업원에게 지급 시는 복리후생비로, 일반인에게 무상 제공하는 경우 광고선전비 또는 기부금으로 처리된다.
상품권을 발행 및 판매한 업자는 이는 재화 및 용역의 공급이 아니므로 부가가치세에 해당 없어 세금계산서·계산서·현금영수증을 발행할 수 없고, 당해 판매기간의 매출액이 아니며 회계처리 시 부채인 선수금으로 표시하고 다음에 상품권이 회수돼 재화 및 용역이 제공될 때 부가가치세 과세표준 및 매출액으로 계산한다. 상품권을 현금화한 것으로 나타나거나 거래처에 대한 접대비로 사용했다고 주장만 할뿐 실제 귀속자를 제시하지 못한다면, 사용처가 불분명한 금액은 손금불산입해 대표자 상여로 보아 종합소득세를 추징당할 수 있으므로 이에 유의해야한다. (중기이코노미 객원=세무법인 신원 채수왕 세무사)
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